La vie en communauté ne requiert pas uniquement de s’occuper de ses petits oignons et d’entretenir sa partie privative. Bien que la charge de travail et d’implication est considérablement moindre que dans le cas d’une maison unifamiliale, il y a tout de même un immeuble à administrer.
La solution est la mise en place d’un syndicat de copropriété. En fait, il faut savoir que ce n’est pas optionnel, c’est obligatoire. Chaque copropriété du Québec possède son propre syndicat afin de voir au bon fonctionnement de son immeuble.
Comment ça fonctionne ? Permettez-nous de démystifier le fonctionnement d’un syndicat de copropriété pour vous !
Qu’est-ce qu’un syndicat de copropriété ?
Dans un immeuble en copropriété divise, le syndicat de copropriété est une personne morale automatiquement créée par l’ensemble des copropriétaires.
Parfois composé de très peu de membres pour un petit immeuble, il arrive fréquemment qu’un immeuble accueille plusieurs dizaines, voire des centaines de copropriétaires. Le niveau de gestion se complique facilement et c’est à ce moment qu’entre en jeu le syndicat.
Sa mission globale est d’assurer la gestion et la conservation de l’immeuble, la planification et le suivi budgétaire ainsi que le respect des droits de tous.
Voici tout ce que vous devez savoir sur le syndicat de copropriété.
La gestion du syndicat de copropriété au Québec est une affaire publique
Sans être public à l’extérieur des 4 murs de l’immeuble, le syndicat requiert l’implication de tous. Plus précisément, le syndicat est créé et géré par deux entités:
Conseil d’administration
Représenté par un ou plusieurs membres élus.
Assemblée des copropriétaires
Représenté par l’ensemble des copropriétaires.
- Suite à la construction de l’immeuble, le tout début du syndicat voit le jour grâce à la nomination d’une seule personne nommée par le promoteur immobilier qui prendra place au sein du conseil d’administration.
- Le promoteur quant a lui, représente l’assemblée.
- Au fur à mesure que les unités de condo se vendent, chaque copropriétaire s’ajoute en tant que membre de l’assemblée.
- Une fois que le promoteur est en minorité, une assemblée est convoquée dans les 90 jours suivants afin de nommer officiellement des membres administratifs.
- Les membres du conseil d’administration du syndicat sont choisis parmi les membres de l’assemblée.
Quelle est l’utilité d’avoir un syndicat pour administrer la copropriété ?
Étant une personne morale, le syndicat n’est pas dans le droit d’agir de son plein gré. C’est donc le conseil d’administration qui le gère.
Se réunissant au moins une fois par année grâce à l’assemblée des copropriétaires, le syndicat procède au vote sur les décisions concernant la copropriété pour l’année à venir.
- Selon ce que prescrit la loi et la déclaration de copropriété, les décisions prises par le conseil d’administration et l’assemblée sont exécutées par le syndicat.
- Selon ce que prescrit la loi et la déclaration de copropriété, les décisions prises par le conseil d’administration et l’assemblée sont exécutées par le syndicat.
La mise en place d’un tel système permet le respect d’autrui entre les copropriétaires, en plus d’assurer une bonne gestion en toute conformité de l’immeuble.
- Aucun copropriétaire n’est avantagé plus qu’un autre.
- Le conseil d’administration peut se modifier au fil du temps sans en affecter la gestion du syndicat.
- Les décisions sont prises de façon démocratique.
Quelles sont les tâches du syndicat de copropriété au Québec ?
D’ordre général, le syndicat est responsable de 4 grands volets, toujours en agissant par l’entremise du conseil d’administration bien sûr.
- Administrer l’immeuble
- Entretenir l’immeuble
- Gérer le budget
- Représenter le syndicat en justice
Administration de la copropriété
- Exécution des décisions prises par le conseil d’administration et de l’assemblée de copropriétaires.
- Gestion des partites communes.
- Souscription à des assurances obligatoires.
Veiller à la conservation de l’immeuble
- Entretien de l’immeuble.
- Planification et mise en oeuvre de travaux.
Élaboration et gestion du budget
- La constitution d’un fonds de prévoyance est une des principales obligations du syndicat.
- Au moins 5% des frais de condo devraient aller dans le fonds prévoyance.
- Il sert à couvrir les frais pour les travaux d’urgence.
Veiller à la conservation de l’immeuble
- Parfois nécessaire en cas de conflits.
- C’est le dernier recours utilisé pour le règlement de compte.
Voici une liste exhaustive du détail des tâches effectuées par le syndicat de copropriété :
- Exécuter tous les actes simples d’administration reliés à l’entretien et la conservation de l’immeuble ainsi que la prise de décision de passer un sujet au vote.
- Accomplir les formalités légales et administratives courantes ainsi que les dépenses du syndicat.
- Élaborer un budget permettant d’acquitter toutes les dépenses annuelles de la copropriété.
- Faire respecter le contenu de la déclaration de copropriété.
- Constitution un fonds d’autoassurance selon ce qui est prévu par la loi 16.
- Obtenir un montant d’assurance par un évaluateur membre de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec.
- Tenir chaque année une assemblée générale des copropriétaires.
- Répondre aux demandes de renseignements et de documents des copropriétaires de l’immeuble.
- Et bien plus encore.
Un syndicat de copropriété bien géré assure la vitalité de l’immeuble et l’harmonie au sein des copropriétaires.
Quels sont les pouvoirs et le rôle du conseil d’administration ?
Pour utiliser des termes simples, le conseil d’administration est pour le syndicat ce qu’est une main dans une marionnette. S’il ne s’active pas, rien ne bouge.
Les membres en faisant partie sont dans le devoir de mettre à exécution les tâches du syndicat.
- Poser les actes d’administration.
- Accomplir les formalités légales.
- Gérer les sommes d’argent dont le syndicat dispose.
- Procéder à l’élaboration du budget.
- Régler les dépenses courantes et sporadiques.
- Convoquer les assemblées de copropriétaires et les animer et plus encore.
Quels sont les droits et obligations des membres de l’assemblée des copropriétaires ?
En tant que copropriétaire d’un immeuble, certaines obligations vous sont automatiquement attitrées. Votre collaboration est essentielle afin d’assurer le bon fonctionnement de l’immeuble et des relations entre copropriétaires.
Voici certaines des principales obligations :
- Payer les frais communs.
- Donner accès à votre partie privative en cas de travaux.
- Respecter les règlements de l’immeuble, concernant autant les parties communes que les parties privatives.
Sachez qu’il n’est pas obligatoire d’assister à l’assemblée annuelle. Par contre, il est dans l’intérêt de tous de s’y présenter. Cette rencontre permet de faire valoir votre opinion, de vous tenir informer en plus d’exercer votre droit de vote.
Vous savez ce que l’on dit : « Les absents ont toujours tort ! »
Quels sont les droits et obligatoires des membres de l’assemblée des copropriétaires ?
Afin de guider le syndicat, certaines ressources permettent de créer une ligne directrice et des références pour tous membres du syndicat, les voici.
- Acte constitutif de copropriété
- Règlement de l’immeuble
- L’état descriptions des parties privatives
- Les décisions votées lors de l’assemblée des copropriétaires
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