Pour assurer une gestion harmonieuse d’une copropriété, les copropriétaires doivent continuellement prendre des décisions essentielles. De la plus courante à la plus cruciale, c’est par l’entremise d’une assemblée générale que les décisions sont prises.
Présences, absentéismes, sujets, votes, comment fonctionne l’assemblée ? Permettez-nous de vous éclairer !
Qu’est-ce que l’assemblée de copropriétaires ?
L’assemblée générale de copropriété divise réunit tous les propriétaires, qu’ils soient occupants ou non. Bien que cette assemblée n’oblige pas tous les propriétaires à y être présents, elle est fortement recommandée.
En effet, cette rencontre permet à chaque copropriétaire de participer aux discussions et de défendre ses opinions et ses intérêts. Comme de nombreuses décisions sur les règlements, les budgets et les frais de condo sont prises, l’impact peut affecter directement les intérêts de tous. Le fait d’y assister permet d’avoir un droit de regarder et un droit de parole.
Démocratiquement, c’est le futur administratif et financier qui est défini pour toute l’année à venir, et ce, jusqu’à la prochaine assemblée.
Quel est le rôle principal de l’assemblée générale de copropriété ?
Jouant un rôle majeur, vous l’avez compris, c’est lors de cette assemblée qu’a lieu la prise de toutes les décisions importantes de la copropriété. Plus précisément, c’est l’occasion de débattre de tous les éléments relatifs à la gestion de l’immeuble.
Découlant de l’AG, voici toutes les actions pouvant être entreprises suite à cette rencontre de propriétaires :
- Modification, annulation ou ajout d’un règlement de l’immeuble.
- Planification de la réalisation de travaux dans les parties communes et/ou les parties privatives.
- Élection des membres du conseil d’administration.
L’AG est l’évènement décisionnel où toutes les décisions nécessitant une autorisation sont prises. Sans cette assemblée, les projets de la copropriété ne peuvent se concrétiser.
Dans quelles circonstances doit se dérouler l’assemblée de copropriétaires ?
L’assemblée générale de copropriétaires doit absolument avoir lieu au moins une fois par année, au plus tard 6 mois après la clôture du dernier exercice comptable.
Si le conseil d’administration le juge nécessaire, il est possible de convoquer plus d’une assemblée dans l’année courante.
De plus, les copropriétaires eux-mêmes sont dans le droit de convoquer une assemblée. Dans le cas où un sujet particulièrement important doit être abordé plus rapidement, une assemblée extraordinaire est convoquée.
Bon à savoir !
Pour que l’assemblée extraordinaire ait lieu, les copropriétaires désirant convoquer une rencontre doivent représenter au moins 25% des voix, sauf si les règlements de la copropriété prévoient d’autres dispositions.
Comment fonctionne une assemblée de copropriétaires ?
La convocation de l’assemblée générale doit être envoyée par la personne désignée du conseil d’administration par écrit en courrier recommandé ou par courriel électronique. La dernière option est généralement la méthode choisie, c’est moins coûteux, plus rapide et facile d’accès pour tous.
L’envoi des convocations aux propriétaires doit avoir lieu au moins 10 jours avant la date de l’assemblée générale. Dans cette convocation, il est essentiel de mentionner :
- La date, l’heure et le lieu de la réunion.
- La convocation est également envoyée avec un ordre du jour permettant de récapituler tous les points qui seront abordés lors de l’assemblée générale.
- Selon les sujets mis à l’ordre du jour, d’autres documents peuvent être ajoutés en annexe.
Bon à savoir !
Un sujet ne faisant pas partie de l’ordre du jour ne pourra être voté lors de l’assemblée. Donc dans le cas où la demande n’est pas formulée à temps, le sujet devra être remis à la prochaine assemblée.
Qui doit être présent ?
- Le syndicat de copropriété doit ainsi se réunir à la date et à l’heure prévue. Le syndicat est composé de tous les membres du conseil d’administration ainsi que tous les copropriétaires.
- Si un copropriétaire doit s’absenter, il a la possibilité de mandater une autre personne pour voter en son nom.
Qui prend les décisions dans une assemblée de copropriétaires ?
- Les points et les questions soumises sont ensuite discutés et votés lors de l’assemblée par tous les propriétaires.
- Chaque partie privative dispose d’un droit de vote proportionnel à la quote-part.
Comment fonctionnent les votes pour l’adoption d’une décision ?
Quelles sont les règles de vote à respecter d’une assemblée de copropriétaires ? Pour être adoptée, chaque décision doit faire l’objet d’un vote en obtenant une certaine majorité tout dépendamment de son importance.
Vote à la majorité simple
- Moitié des votes +1, sans tenir compte des abstentions.
- Relatif à l’entretien et aux travaux de l’immeuble et à l’administration.
Vote à la majorité absolue
- Moitié des votes +1.
- Réalisation de travaux et élection des membres du conseil d’administration.
Vote à la majorité double
- Au moins le ⅔ des voix en faveur.
- Modification de propriété des parties communes et modification aux règlements de l’immeuble.
Vote à l’unanimité
- Tous les copropriétaires doivent être en faveur.
- Modifications d’une grande importance, comme celles apportées aux charges communes aux budgets et aux parties communes.
Quelles sont les étapes du déroulement de l’assemblée générale ?
Pour une assemblée de copropriétaires réalisée selon les règles de l’art, il est essentiel de suivre certaines étapes.
#1. Le président de la séance se doit de prendre les présences, physiques et virtuelles.
#2. Tout au long de la séance, le syndicat de la copropriété doit aborder les sujets mis à l’ordre du jour, se prononcer et procéder aux votes. Pour qu’un vote soit accepté, il doit être majoritaire.
#3. Une fois la séance levée par le président, le procès-verbal de l’assemblée doit être rédigé, conservé dans un registre. Une copie doit par la suite être partagée à tous les copropriétaires.
Saviez-vous que ?
Avant la pandémie, les syndicats de copropriétés étaient clairs, l’assemblée devait obligatoirement avoir lieu en personne. Toutefois, les règlements de procédures ont eu droit à quelques révisions. C’est pourquoi les assemblées virtuelles sont maintenant acceptées.
Obtenez gratuitement des soumissions concernant vos besoins de votre copropriété !
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur l’assemblée générale d’une copropriété ou sur tout autres sujets relatifs à la gestion de votre immeuble, nous avons les professionnels qu’il vous faut.
- Faites-nous part de vos besoins en remplissant le formulaire mis à votre disposition afin de recevoir gratuitement des soumissions d’experts dans votre secteur.
Informez-vous sur la gestion d’une copropriété simplement, rapidement et sans engagement !