Habiter dans un immeuble en copropriété divise vient avec son lot de règles, et avec un fonctionnement assez unique. Il est important d’en comprendre les détails lorsqu’on prend la décision d’acheter un condo et de vivre en communauté avec d’autres copropriétaires.
Au Québec, toutes les copropriétés sont munies d’un syndicat, lequel a des devoirs précis et des responsabilités claires en ce qui a trait à la gestion et à l’entretien de l’immeuble dont il a la charge.
Quelle est l’étendue de ces devoirs et responsabilités exactement ?
- Dans cet article, nous vous présentons l’ensemble des devoirs et responsabilités des syndicats de copropriétés au Québec, ainsi que les nouvelles règles auxquelles ils doivent se conformer en 2023-2024-2025.
Les devoirs et responsabilités du syndicat de copropriété au Québec
Un syndicat de copropriété est une personne morale constituée légalement lors de la création d’une copropriété.
Son mandat global est d’administrer les parties communes d’une copropriété, afin d’assurer la conservation de l’immeuble à long terme.
Les devoirs et responsabilités du syndicat de copropriété se divisent en 3 grandes missions, résumées ici-bas, suivies d’une présentation détaillée.
La conservation de l’immeuble
Le syndicat est obligé par la loi d’assurer la pérennité et la conservation de l’immeuble à court, moyen et long terme. Pour se faire, il doit en optimiser l’entretien afin de garantir la durée de vie utile de chaque composante, et optimiser les dépenses d’entretien et de remplacement.
L’administration des parties communes
Le syndicat est responsable de l’administration des parties communes de l’immeuble, dont notamment l’enveloppe, les couloirs, le hall d’entrée, les salles de loisir et tous les autres équipements ou espaces communs. C’est via le conseil d’administration qu’il peut répondre à cette mission.
La sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou la copropriété
Le syndicat a le devoir de faire respecter les règles de la déclaration de copropriété, et a comme mission de représenter la collectivité des copropriétaires de l’immeuble, et ce, civilement ou en justice. Sa mission est donc de garantir les droits des copropriétaires.
Responsabilité #1 : La conservation de l’immeuble
La première mission du syndicat est d’assurer la conservation de l’immeuble à long terme.
Cette mission vient avec son lot de responsabilités, que voici :
- Le syndicat doit entretenir les parties communes, ce qui comprend l’octroi des contrats d’entretien, l’achat de fournitures ou produits, la supervision des travaux, etc.
- Il doit s’assurer de faire exécuter tous les travaux et entretiens nécessaires pour éviter la dégradation de l’immeuble, et optimiser la durée de vie de ses composantes.
- Il a la responsabilité de faire réparer les vices de construction ou de conception qui affectent les parties communes de l’immeuble.
- Il est obligé de requérir une expertise si un défaut de conformité apparent est soulevé.
- Il doit souscrire une assurance de syndicat couvrant l’immeuble contre les risques usuels, à l’exception des améliorations faites par les copropriétaires dans leur unité privative.
- Il doit être doté d’un carnet d’entretien et d’un certificat d’immeuble (nouvelle loi 16).
- Il doit obligatoirement constituer un fonds de prévoyance afin d’accumuler les sommes nécessaires pour couvrir les frais d’entretien, de réparation et de remplacement des composantes communes de l’immeuble.
Responsabilité #2 : L’administration des parties communes
La deuxième mission du syndicat de copropriété est l’administration des parties communes de l’immeuble.
Cette mission touche tout ce qui concerne la gestion des équipements et espaces communs de la copropriété, comme par exemple les couloirs, salle de réception, piscine, salle d’entrainement, etc.
Voici les responsabilités découlant de cette mission :
- Le syndicat doit prendre en charge l’embauche de compagnies spécialisées et de sous-traitants pour réaliser certains services nécessaires aux espaces communs (déneigement, entretien paysager, entretien de piscine, etc.).
- Établir toutes les règles entourant l’usage des parties communes.
- Superviser le travail des sous-traitants réalisant des travaux d’entretien, de réparation ou de remplacement.
- Maintenir à jour le registre de copropriété, dont il gère l’accès (les copropriétaires peuvent en demander une copie – loi 16).
Responsabilité #3 : La sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou la copropriété
Finalement, la 3e mission du syndicat de copropriété est de représenter et protéger les droits afférents à l’immeuble, ainsi que la copropriété.
Le syndicat peut également prendre en charge toutes les opérations d’intérêt commun. Parmi les responsabilités que cela implique, voici les principales :
- Le syndicat doit récolter chaque mois les frais de copropriété payables par chaque copropriétaire.
- Il doit agir contre les copropriétaires ou les locataires de l’immeuble qui contreviennent à la déclaration de copropriété.
- Il est dans l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile (loi 16) afin de protéger les copropriétaires contre les fautes potentielles que le syndicat pourrait commettre dans ses fonctions.
- En cas de vice ou défectuosité découlant d’un tiers, le syndicat doit exercer un recours contre celui-ci afin d’obtenir réparation ou compensation.
Important à retenir : le syndicat a le pouvoir absolu et exclusif sur les espaces communs
Que faut-il donc retenir concernant les responsabilités et devoirs du syndicat de copropriété ?
Tout d’abord, il faut comprendre que tout ce qui concerne les espaces communs de l’immeuble est sous l’administration du syndicat.
Cela ne comprend pas seulement les salles communes, mais les composantes du bâtiment qui sont définies comme d’usage commun. Cela peut comprendre la structure du bâtiment, les portes et fenêtres, les corridors, les équipements mécaniques, etc.
- Le syndicat de copropriété a le pouvoir absolu et exclusif sur tous les espaces communs de l’immeuble. Les copropriétaires ne peuvent PAS intervenir dans la gestion et l’entretien des espaces communs. S’ils veulent formuler une plainte ou une demande, ils doivent le faire lors d’une assemblée de copropriétaires.
Voici quelques éléments à savoir concernant les responsabilités du syndicat en matière de gestion de copropriété.
Travaux d’amélioration des espaces communs
Bien que sa mission principale soit d’assurer l’entretien des espaces communs, le syndicat peut aller au-delà de sa mission dans certains cas. Par exemple, si les copropriétaires votent pour réaliser des travaux d’amélioration de certains espaces communs, ce sera la responsabilité du syndicat d’en assurer la réalisation.
Responsabilité d’entretien et de maintien à niveau
Bien que le syndicat soit une personne morale, son rôle est de gérer le calendrier d’entretien de l’immeuble, ce qui comprend le processus de soumissionnaires, de gestion des sous-traitants et la supervision des travaux d’entretien et de mise à niveau.
Responsabilité civile du syndicat
Puisque le devoir absolu du syndicat est d’assurer la conversation des parties communes de l’immeuble, sa responsabilité civile s’en trouve engagée. Depuis 2021, il est désormais obligatoire au Québec pour tous les syndicats de copropriété d’être munis d’une assurance responsabilité civile.
Loi 16 sur les copropriétés : les nouvelles règles à suivre par les syndicats
Le gouvernement du Québec a récemment passé de nouvelles lois concernant la gestion des copropriétés au Québec.
En effet, la loi 16 sur les copropriétés, adoptée le 10 janvier 2020, amène de nombreux changements dans l’industrie.
Les syndicats de copropriétés ont désormais de nouvelles règles à suivre, dont la plus importante concerne l’étude de fonds de prévoyance.
Voici un résumé des nouvelles règles entourant la loi 16 :
- Réalisation d’une étude de fonds de prévoyance à tous les 5 ans.
- Mise en place d’un carnet d’entretien officiel pour optimiser la conversation des parties communes.
- Les modifications aux règlements d’immeuble devront être votées en assemblée.
- Lors de la vente d’une unité, le syndicat devra fournir une attestation d’état de l’immeuble au vendeur pour remettre à l’acheteur.
- Une répartition plus claire des responsabilités entre le syndicat et les copropriétaires devra être établie concernant certains espaces communs.
- Suivant une assemblée de copropriétaires, le syndicat aura 30 jours pour envoyer les procès-verbaux aux copropriétaires.
- Sur demande d’un copropriétaire, le syndicat devra fournir une copie du registre de copropriété, moyennant certains frais raisonnables.
- Sur demande d’un copropriétaire, le syndicat devra fournir une copie du registre de copropriété, moyennant certains frais raisonnables.
- Le syndicat devra fournir aux acheteurs potentiels toute la documentation concernant la gestion de la copropriété.
- La clause pénale devra désormais être incluse dans l’acte constitutif de la déclaration de copropriété.
Loi 141 sur l’assurance des copropriétés : l’impact pour les syndicats
En plus de la loi 16, le gouvernement du Québec a également adopté la loi 141 concernant l’assurance des copropriétés.
Cette loi vient en réponse aux multiples cas de sous-assurance dans le monde des copropriétés au cours des dernières décennies.
La loi 141 amène différentes nouvelles règles à respecter pour les syndicats de copropriété du Québec. Voici les plus importantes :
- Tous les 5 ans, le syndicat devra mandater un évaluateur agréé pour évaluer le coût de reconstruction à neuf de l’immeuble. Cette évaluation servira ensuite à souscrire la bon montant d’assurance.
- Un fonds d’autoassurance devra être constitué par le syndicat de copropriété, afin de contenir un montant correspondant à la plus haute franchise de l’assurance du syndicat.
- Le syndicat devra désormais s’engager à souscrire une franchise d’assurance dite « raisonnable ». Il ne pourra plus prendre une franchise trop élevée afin de réduire la prime annuelle.
- Un registre descriptif des parties privatives devra être constitué, afin de mieux décerner les améliorations faites par chacun des copropriétaires. Cela simplifiera les choses en cas de réclamation après sinistre.
- Le syndicat devra désormais souscrire obligatoirement une assurance responsabilité civile. Celle-ci protégera les personnes impliquées dans l’administration de l’immeuble, en cas de faute.
- En cas de sinistre, le syndicat aura l’obligation de réparer les dommages, même s’il ne souhaitait pas être indemnisé.
- Si le syndicat juge qu’un sinistre découle de la responsabilité de l’un des copropriétaires, il devra en faire la preuve concrète.
Votre syndicat de copropriété s’est-il conformé aux lois 16 et 141 ? Faites-le ici sans plus tarder !
Maintenant que vous comprenez mieux les différents devoirs et responsabilités d’un syndicat de copropriété, il est important de valider si le vôtre s’est conformé aux nouvelles normes.
- Avez-vous fait votre étude de fonds de prévoyance ?
- Avez-vous fait évaluer le coût de reconstruction de votre immeuble ?
Si la réponse est non, vous devez débuter votre processus de conformité en parlant avec un expert spécialisé dans la loi 16 ou 141.
Soumissions Copropriété dispose de partenaires spécialisés qui peuvent répondre à vos questions, et vous fournir des soumissions gratuites.
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