L’assemblée des copropriétaires est un rassemblement annuel essentiel pour chaque copropriété au Québec. C’est l’occasion de s’exprimer, de parler d’enjeux, de faire valoir ses intérêts et de poser des questions.
Comment fonctionne l’assemblée de copropriétaires ? Votre syndicat de copropriété respecte-t-il les règlements en termes d’organisation d’assemblée ? Est-ce que tous vos droits vous sont alloués ?
Que vous soyez un nouvel arrivant en copropriété ou un propriétaire actuel, il n’est jamais trop tard pour s’informer. Si vous souhaitez en apprendre davantage sur les critères à respecter en assemblée, nous vous présentons toutes les informations à connaître.
Qu’est-ce que l’assemblée des copropriétaires au Québec?
Représentant l’un des deux organes décisionnels de la copropriété, l’assemblée annuelle permet de réunir tous les copropriétaires. Elle sert à faire le point sur tous les éléments entourant l’entretien et la gestion de la copropriété.
En effet, c’est l’événement annuel où se prennent toutes les décisions importantes. Tous les budgets sont présentés aux copropriétaires, les travaux à venir ainsi que les modifications à propos des charges communes.
L’AG permet de :
- Modifier, ajouter ou éliminer un règlement d’immeuble.
- Planifier l’exécution de travaux.
- Approuver les budgets pour la prochaine année.
- Élire les membres du conseil d’administration du syndicat de copropriété.
Ce rassemblement obligatoire permet d’assurer la pérennité de l’immeuble et une bonne gestion de la copropriété.
Comment organiser une assemblée de copropriétaires en toute conformité ?
Pour mettre sur pied une assemblée selon les règles de l’or, il est essentiel de suivre des étapes bien définies.
Préparation de l’assemblée
- La tenue d’un registre des copropriétaires ainsi que de leurs coordonnées par le conseil d’administration assure un suivi. Cela a pour but d’accélérer la préparation et d’éviter d’oublier de contacter de nouveaux copropriétaires ou d’en harceler des anciens.
- Déterminer les sujets abordés lors de l’assemblée.
- Préparation et révision des documents envoyés aux copropriétaires.
Convocation de l’assemblée
- L’assemblée doit être convoquée au moins une fois par année par le conseil d’administration.
- En cas de besoin, d’autres assemblées peuvent être convoquées, surtout dans le cas de projets spéciaux ou de travaux urgents à effectuer.
- Le choix de la date doit être pris en considération, car le but est de maximiser le taux de participation.
Avis de convocation
- L’avis de convocation ne peut être envoyé que dans un délai de moins 45 jours de la dernière assemblée.
- L’envoi de la convocation doit avoir lieu au minimum 10 jours avant la date de la réunion.
- À cet avis doivent se joindre l’ordre du jour et les documents requis en annexe.
- L’avis doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
Ordre du jour
- Ce document partagé aux copropriétaires doit être d’une grande précision.
- Une fois transmis aux copropriétaires, aucune modification n’est possible.
- Quorum.
- Ouverture de l’assemblée.
- Élection des officiers de l’assemblée.
- Lecture de l’ordre du jour.
- Rapport du conseil d’administration.
- Présentation des états financiers.
- Présentation du budget prévisionnel.
- Élection des membres du CA.
- Varia.
- Levée de l’assemblée.
Documents
- Selon la loi, certains documents doivent obligatoirement être joints à l’ordre du jour.
- Ils doivent être examinés à l’avance par tous les copropriétaires.
- Ainsi, lors de l’assemblée, les sujets peuvent être abordés et votés en toute connaissance de cause.
- Ordre du jour.
- Bilan annuel.
- État des résultats.
- État des dettes et des créances.
- Budget prévisionnel.
- Modification à la déclaration de copropriété.
Le procès-verbal
- Le procès-verbal est rédigé par la secrétaire lors de chaque assemblée de copropriétaires.
- Il contient toutes les informations pertinentes reliées à l’assemblée, aux délibérations ainsi qu’aux résultats des votes.
- C’est un document officiel et obligatoire qui doit être envoyé à tous les dans les 30 jours suivant la tenue de l’assemblée.
- En plus de toutes les informations obligatoires qui doivent s’y trouver, la feuille de présence doit y être annexée.
Quelles sont les règles de l’assemblée des copropriétaires au Québec ?
Pour procéder à l’adoption d’une décision, le syndicat de copropriété doit faire voter les copropriétaires et obtenir une certaine majorité. Une à une, les résolutions mentionnées à l’ordre du jour sont portées au vote.
Quelles sont les règles de vote ?
- Chaque propriétaire possède un nombre de voix proportionnel à sa quote-part.
- Les décisions doivent être votées à la majorité simple, double, absolue ou à l’unanimité selon ce qui a été préalablement déterminé.
- Le vote peut avoir lieu de différentes façons : à main levée, par bulletin et maintenant, par correspondance également.
- Le vote ne peut être effectué de façon unanime.
Majorité simple
50 + 1.
Majorité double
Majorité des copropriétaires représentant le ⅔ des quotes-parts.
Majorité absolue
Si la décision est refusée, mais qu’elle a obtenu le ⅓ des voix, un deuxième vote de majorité simple est effectué.
Unanimité
Accord de tous les copropriétaires.
Quorum à l’assemblée générale des copropriétaires au Québec
Pour qu’une assemblée puisse délibérer dans le respect et procéder à l’adoption des décisions, les copropriétaires doivent voter conformément aux règles du Code civil du Québec.
Qu’est-ce qu’un quorum dans une assemblée ?
- Le quorum de copropriété désigne le nombre minimum de copropriétaires requis pour délibérer légalement lors des votes de l’assemblée générale.
- Le quorum doit être calculé à chaque début de réunion afin d’en valider le statut.
- C’est le président de l’assemblée qui doit vérifier si le quorum est respecté.
- Le non-respect du nombre minimal de votes peut avoir un impact sur les décisions du syndicat de copropriété.
Comment est-ce que l’on calcule le quorum ?
- Au Québec, le Code civil prévoit qu’il y a quorum lorsque la majorité est obtenue, c’est-à-dire 50% + 1 des voix.
- Le calcul se fait par le nombre de voix et non par le nombre de copropriétaires.
- Le nombre de voix est un ratio qui se calcule avec le pourcentage.
- De ce chiffre doit être réduit le nombre de voix suspendues, supprimées ou réduites.
Une fois que le quorum est respecté, l’assemblée de copropriétaires peut aller de l’avant avec les votes et l’adoption de nouvelles décisions.
Incapable de vous présenter à l’assemblée ? Utilisez la procuration pour vous faire représenter !
Dans un monde idéal, tous les membres du conseil d’administration et tous les copropriétaires sont présents à l’assemblée générale afin de discuter du futur de la copropriété.
Les oublies et les imprévus, ça arrive à tout le monde ! Dans la mesure du possible, si un copropriétaire doit s’absenter, il a la possibilité de mandater un autre propriétaire ou une autre personne pour le représenter via l’utilisation d’une procuration.
Il suffit de remplir le document de procuration fourni par le conseil d’administration et à le retourner dans les temps prévus. Ainsi le mandataire pourra agir et voter dans l’intérêt du mandant.
Besoin d'informations supplémentaires sur la tenue de l’assemblée de copropriétaires au Québec ?
Que vous soyez membre du conseil d’administration ou simplement un copropriétaire impliqué, il se peut très bien que vous ayez des questions sur la gestion de votre copropriété. Si tel est le cas, nous vous invitons à remplir le formulaire disponible via cet article.
Vous serez ensuite mis en contact avec un professionnel de votre secteur. Ce service de référencement est gratuit, simple et sans obligation de votre part.
